四海通食品資訊系統導入分享一生產進度不延宕 美味版圖再擴大
►公司介紹
四海通食品公司自1979年創立，主要從事黃豆及素食調理食品加工製造。有鑑於新鮮豆類食品保存不易，多年來致力於研發自動化生產設備，引進專用冷凍設備；同時對於黃豆食品開發與製程予以嚴格的品管，2013年分別通過ISO22000食品安全管理系統及HACCP食品安全管制系統認證，確保作業流程的標準化與精緻化。四海通食品公司產品以真空包裝，銷售台灣、美國、歐洲等華人地區，為來更將向東南亞、日本等地拓展，以誠信、安全、衛生的經營理念，更添世界對台灣食品的信心。
►管理挑戰一為何選擇導入ERP
- 外銷僅有紙本記錄訂單項目、數量、交期等，須人工逐筆查詢，
- 無力控管庫存數量，經常於生產到一半才臨時進行採購，因而延滯交期。
- 無法紀錄原料來源、前處理、生產、流通、運輸、銷售直到消費者的資料。
►成果效益一導入ERP應用效益
- 建該品項的編碼原則，透過系統可同時產出對於ISO 22000的認證資料。
- 從原料到加工成製成品，都透過批號追蹤紀錄，維持每一項產品的品質。
- 帳務資料透過報表即時產出；領料、進料確實打單，使庫存準確率達95%。
►導入歷
從零開始 一步一腳印完成產銷管理
四海通先前從未使用過系統來進行管理，對於品號需進行編碼也完全沒有概念，而面臨的第一個課題就是編碼原則。首先，由顧問說明編碼原則並針對食品業提出建議；並將四海通能透過品號管理的產品羅列出來，依分歸類建立起專屬的一套編碼原則，讓每項品項擁有屬於自己的身分證號碼。
除此之外，對於食品行業所重視的產品之追溯，因此不管是從原料到加工成製成品，都透過系統上的「批號管理」清楚紀錄每項資料，並安排每項料號的複檢日，針對已過期的料號進行一個適當處理，維持對於每一項產品的品質保證。
而食品行業最核心的不外乎就是產品配方，相同地，四海通產品都有自行調配的獨家配方，但這對於四海通來說也是一大難題。黃小姐在一開始進行進廠輔導時就提及：「每次的加工過程，所加入配方的用料都不固定，而是依照該爐所加工的次數而定。」據此，輔導過程中決議透過此次的導入，進行每次加工配方比例的收集，抓取每次的用料約略值，在ERP中將分別依照每次的調配比例進行配方表的建立、每次廠內加工進行配方領料加上固定時間盤點，以保持庫存準確率。
資訊管理人性化 時間能更有效運用
於ERP導入前期，顧問已向人員事先說明，在導入系統過程中可能使人員工作量變多，但導入後的效益卻可讓人員從系統中即時產出所需資料。四海通人力精簡，生產段人員多以年紀4、50歲的人員為主，「人員都是媽媽級或者就是外籍勞工」。黃小姐說：「要求她(他)們使用系統有點難為，只需要依照單子進行生產，領料時確實的記錄就好了。」因應人員的年齡及國別的關係，每個產品的批號皆以數字呈現，搭配製作簡單的領料登記表，由現場人員進行每次領料的記錄，每天下班前再由辦公室小姐輸入至系統。
另外，針對帳款管理的部分，黃小姐指出：「帳款的部分很難看出哪些是還沒收到錢？哪部分是還沒有進行付款的？以往老闆每次詢問時都須把計帳本拿出來進行查看，無法在第一時間告知。」這部分透過人員打單、每月依照結帳日結帳、並做應收帳款的沖帳，所有帳務資料就可以透過ERP中的報表即時產出，比起以往省時許多！
迎擊挫敗 全員努力信心UP！
導入過程當中，由於人力吃緊，資料收集、系統資料建立僅落在2~3人身上。黃小姐說：「一天內每個人都有固定工作內容要處理、又要在系統上花心思，人員又那麼少，真的很辛苦。」人員的壓力其實不難看出來，但人員並沒有因此而放棄，努力之下終於能夠在預期的上線日進行開帳。
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