珍珍~電子表單導入流程分享 @ 新零售研究中心－鼎新電腦

公司簡介

新和興海洋企業股份有限公司成立於民國二十三年，最初是經營布匹的批發與零售生意，以後為因應時勢的演變而兼營貿易，及轉投資紡織、成衣、水泥、電氣、汽車、報社、銀行、建設...等事業。民國五十五年四月鑒於海洋遼闊，資源豐富，原新和興行負責人吳尊賢等人在政府獎勵下創立本公司，經營遠洋漁業，民國六十八年在高雄前鎮漁港興建國內第一座現代化之魷魚絲加工廠，並以「珍珍」為註冊商標。「珍珍」魷魚絲等系列產品上市以來，榮獲頒發衛生優良獎，成為暢銷國內外之領導品牌。

為何導入

新和興海洋企業為水產加工製造業，在南台灣高雄設立工廠，營業地點分佈在北、中、南、高，另外在大陸青島也設立工廠，目前在高雄也預計再增加新廠，以因應市場轉型突困處理彈性接單外銷作業。客戶群主要為大賣場、經銷商及營業所零售，業務透過大賣場平台確認訂單、傳真客戶需求出貨，「珍珍魷魚絲、珍珍有意思」為最據指標代表的廣告台詞。早期公司e化架構規劃是使用自行開發的dbase系統，在使用多年後因應軟體系統快速發展，維護及支援上遇到瓶頸，故開始評估更換系統。因為相關企業也是鼎新使用者，在多方考量國內erp廠商規模及完善的客服維護機制，選擇導入鼎新系統，而後因為總經理經常往返兩岸三地，在海外經常需要接收傳真單據進行簽核，但傳真解析度不夠清晰往往造成審核困難且無法即時簽核，再納入個資法議題及因此在2012年又加購鼎新EasyFlow及HRM系統。

導入後~

導入執行管理

　　從公司的管理面來看，老闆最重視控管費用支出，希望透過系統讓管理更方便，因此在導入EasyFlow系統就優先將跟錢有關單據分類別逐步推廣上線。一開始因員工使用電腦程度及熟悉度不夠，需要較長時間學習，因此導入期間資訊室鄭淵仁課長到各營業據點進行內部教育訓練，全程協助使用者熟悉包含ERP及EasyFlow系統克服問題。期間曾遇到困難點在與使用者討論客製需求，規格交待不清楚造成重工，經由不斷與使用者磨合溝通，主管交辦員工全力配合，目前各單位使用都已上手且順利。

原物料請購及請款管理

　　原料請購單費用龐大，通常一噸可能就要上千百萬，為控管避免多餘的採購支出，導入原物料請款、原物料請購單、入出驗收單，導入簽核流程供相關主管審核，有效管控費用。請購單在沒有上系統之前，曾經發生紙本填寫到最後單據遺失或者重複購買，導入EasyFlow請購單後，透過傳遞簽核流程，流程送至財務核對並確認請購跟付款需要一致。付款寫入ERP應付憑單也會勾稽記錄是那一張EasyFlow電子表單，改善重複請款及重複採買。針對請款也導入小額雜項使用的支出證明單，以及生產或金額比較大的費用請款單，將費用請款串連ERP應付憑單，定義好會計科目分類供使用申請時可快速方便的選擇申請項目。

業務銷售及報價管理

　　業務銷售行為也是公司管理的重點，導入銷貨折讓申請、銷貨退回申請、退貨折讓申請單、促銷費用申請、報價單，確實掌控業務退貨折讓浮爛情況，並歸類分析退貨折讓原因及處理。另外近年公司轉型內銷:外銷比大約為6:4，外銷比重增加因此也導入主要使用在外銷客戶的報價單，簽核流程則送至各相關部門主管回覆讓總經理先知道內部報價，評估價格是否太低或太高、廠內生管交期是否能如期、品管主管確認輸出至國外食安驗證管制是否需要額外費用、外銷外包裝及LOGO...費用都需要納入成本估算，流程最終再由總經理評估決定售價。

修繕費用及考勤管理

　　當公司內部表單陸續導入EasyFlow，主管也提出將修繕表單納入管理，導入請修單、修繕驗收、修繕請款單，完整串連請修->驗收->請款作業模式，以表單串連表單方式，人員透過抓取前置單據挑選不需重打整張單據，方便快速並可改善輸入錯誤的風險。並在2015年再結合HRM系統人事考勤相關作業，導入請假、出差、加班、加班調休、補刷卡、班次變更...，將流程標準化且大幅減少人事重工時間，藉由電子表單審核立即追蹤未簽核單據，提昇人事表單簽核時效在一天內完成。